「宛名と中身を入れ違えてしまった」
「大事な内容物を入れ忘れて投函してしまった」
ポストに1度投函してしまってから、ミスに気づいた、そんな経験はないでしょうか。
私は小学生の頃に、漫画雑誌の応募全員にプレゼントされる企画（懐かしい）に必要な応募用紙と切手を入れるはずが応募用紙を入れ忘れて取り戻した記憶があります。
まさか仕事の大事な書類を別の会社に送ってしまって青ざめる日が来るとは…
久々に仕事で失敗したので、同じようなことになった人用に対応の仕方とその経過をまとめて記しておきます。
ことの発端。同じ轍は踏まないで～
上司からこれだしといて～と何気なく2つの書類を預かったのが長い一日の始まり。
1つの書類はA社宛で宛名と内容物がいっしょ。
もう1つはBという団体にC社宛の書類。少し中身と宛名が違うなーと思いつつ作業していました。
投函してから席に戻ってしばらくすると「追加でこれも郵送してね！」と新しい書類が。
まぁ忙しくないし、もう一通、と思って宛先をチャットで確認すると、最後にチャットできている住所がC社の住所。
手元にはなぞの申請書類。
文章だと伝わりづらいですが、
上司は書類を渡す順番 A→B→時間を置いてから→C
チャットで住所をくれた順番 A→C→時間を置いてから→B
と最初から3通依頼するつもりで書類とチャットが対応していない順序で時差を依頼されたのです。
時差をつけて紛らわしい指示の出し方をしてくる上司も上司ですが、チャットの内容をしっかり確認したり、違和感があれば上司が忙しそうにしていても確実に送ることを優先させればよかったなと思う体験でした。
皆さんもここから先、取り戻すまでが長いので取り戻すまでのエピソードを交えて解説します。
「取り戻し請求」という救済措置
投函した手紙を取り戻すことを「取り戻し請求」というそうです。
ちなみに郵便局のWebサイトではこんな風に紹介されてます。
申し込みをした後にキャンセルすることはできますか？https://www.post.japanpost.jp/service/web/faq/151.html
本人確認資料をお持ちいただくほか、規定の料金（配達郵便局に請求の場合420円、その他の郵便局に請求の場合580円）が必要となります。
え？84円で出したものを取り戻すのにそんなにお金がかかるの？
と愕然とするかもしれませんが、どのタイミングで気づいたかによって、自分がどこまで動けるかによって無料で受け取れる可能性もあります。
私は労力はかかりましたが無料で回収できました。
まず発覚したらすぐに電話を！
私は投函して30分後くらいに気づきました。投函した場所もわかっています。
もし同じ状況のあなたは一刻も早くポストまで行きましょう。
ポストまで行けないとしたらGoogleマップを駆使するなりしてそのポストの位置の住所を確認しましょう。
できるだけポストと投函した時間帯を特定することが大切です。
ポストに行ける方は取集時刻という集荷時間が書いてある下に注目。
その地域の本局（身近な郵便局ではなくて集荷された郵便が仕分けされる場所）が明記されています。
郵便番号、ポスト番号、ポストがある住所が書かれているだけでなく、
「郵便物取戻し等の連絡先の電話番号」が書いてあります。
そこに電話しましょう。
どんなことを聞かれるの？取戻し確率をあげる大事な情報は？
私は以下のことを聞かれました。◎問い合わせしている自分の名前
◎ポストの位置（最寄り駅や最寄りの建築などを答えました）
◎ポスト番号（ポストに書いてあります）
◎投函した時刻（いつ集荷されたか時間帯まで特定できているとより郵便物を探しやすいようです）
◎郵便物の特徴（封筒の色、サイズ、縦横、宛先、差出人、切手の金額を聞かれました）
要は、なるべくヒントが多ければ多いほど、効率的にその目的物にたどり着けるので取り戻せる確率が高まります。
以上を伝えると見つかったか捜索結果の電話が来る時間を教えて下さいます。
見つかったらどうするか
当日取りに行く必要があります。また差出人として身分証明書の持参が必要になります。
会社の名義で出した場合は保険証あたりが社名と自分の名前が併記されているので身分証として認めてもらえました。念の為、名刺も付け加えて見せるとすんなり返ってきました。
気になる取戻しにかかる料金の線引
私の体験からわかったこととして無料の範囲
・郵便局で出してすぐ間違いに気づいて取戻したいと言った場合
・ポストに投函した当日にする問い合わせてその地区の本局で取戻した場合
有料の領域
詳しく聞いたわけではないのですが以下のように推察されます。
・すでに宛先の住所の管轄の配達郵便局（本局だと推定されます）に行ってしまっている場合が有料なのではないでしょうか。
・私の場合はすぐに申告したので集荷されたものの中からすぐに調べてもらう形でしたがそれを過ぎて、配送のラインに乗ったら探しづらくなるのでもう有料なのかもしれません。
料金の違いは
・管轄の配達郵便局まで戻してもらって取り戻す→420円
・その他の郵便局（最寄りの普通の郵便局）→580円
だと思われます。
ともかく迅速に問い合わせることが大事のようです。
絶対取り戻せるのか？
私は取り戻せない可能性もありますと言われました。それは私が伝えた特徴や投函した場所など提供した情報に誤りがあった場合、探し出せない可能性を示唆しています。
基本的には機会で仕分けして更にそれを人力で届けているので仕方ないことですが探し当てられないこともあるのだと思います。
私の前に並んでいた人で、かなり離れた地区のどこか特定しきれないポストから出した手紙を回収したいというお客さんが問い合わせに来ているところを見ました。
私の場合よりも広範囲、時間帯も不明の中から探さなければならないのはかなりの労力で見逃されてしまうのも仕方ない気がしました。
また取戻しするにしても、電話で問い合わせた場合、当日取りにいけない場合、いたずらに他社が郵送を阻止しようとしている可能性もあると判断されるのでしょう。
取りに行かないとそのまま問い合わせ自体が無効で郵送されてしまうようです。
余談① 郵便局でだした場合
最寄りの郵便局にも相談したのですが、窓口でだした場合は集荷で本局に送られる前なら探してすぐにその場で返してもらえて、もっとかんたんだそうです。今後、面倒ではあるけど、ポストに投函するのやめようかなと思いました…
保険をかけたい方は窓口でだしましょう。
余談② 取戻し請求書の記入
最寄りの郵便局に相談した時は書くように言われました（しかし先に本局に電話していたので実際は書きませんでした）が、先に電話していた本局では電話をもとにあちらで書類作成してくださっていたようで記入不要でした。
最寄りの郵便局は料金で言う「その他の郵便局」に当たるので、ポストで投函した場合は本局にできるだけコンタクトを取ることが安くなる可能性と迅速な対応につながるのではないかと思います。
今回のような郵便事故を防ぐには
・チャットで依頼するね！と言われても合計何通、いつまでに手配すればいいか確認（五月雨式で依頼されて今回みたいになるの怖い…）
・宛名と中身が違うものは確認する
・特に集荷時間や送付期限があるものでなければ、ゆっくり対応する（早く対応することだけが正解ではない）
ということを今後は大切にしようと思いました。
同じ総務経理の方の参考になれば。
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